견적서·발주서·거래명세서·영수증, 언제 어떤 문서를 써야 할까?

거래 순서로 본 네 문서의 자리

거래는 대체로 제안 → 주문 → 인도 → 대금의 순서로 갑니다. 문서를 이 순서에 얹으면 역할이 겹치지 않습니다.

그리고 이 흐름과 별도의 축으로 세법 문서가 붙습니다. 견적서·발주서·일반 거래명세서·일반 영수증은 거래 조건·이행·대금 수수를 기록합니다. 세금계산서·계산서는 별도의 세법상 발급 요건을 따르므로, 앞 문서를 작성했다고 그 의무가 자동으로 없어지는 것은 아닙니다.

• 제안 단계 — 견적서: 얼마에 무엇을 줄 수 있는지 알립니다.
• 주문 단계 — 발주서: 그 조건으로 사겠다는 의사를 전합니다.
• 인도 단계 — 거래명세서: 실제로 무엇이 몇 개 나갔는지 확인합니다.
• 대금 단계 — 영수증: 돈을 주고받았다는 사실을 남깁니다.

견적서·발주서 — 세법상 적격증빙으로 열거된 문서가 아니라, 거래 조건·주문 의사를 기록하는 문서

견적서와 발주서는 세법상 발급 의무가 부과된 문서는 아닙니다. 지출증명을 열거하는 조문(법인세법 제116조 제2항, 소득세법 제160조의2 제2항)이 드는 증빙 — 신용카드 매출전표·현금영수증·세금계산서·계산서 — 에도, 부가가치세법이 정한 세금계산서에도 이 둘은 없습니다.

대신 이 둘은 계약이 성립하는 과정에 놓입니다. 민법과 상법에는 견적서나 발주서를 정의한 조문이 없고, 계약은 청약과 승낙이라는 일반 개념으로 규율됩니다. 그래서 문서 이름이 아니라 내용과 거래 경위에 따라 무엇이 청약이고 무엇이 승낙인지가 달라집니다.

실무에서는 견적서·발주서를 주고받았다는 사실 자체보다 거기 적힌 조건이 서로 일치하는지가 중요합니다. 조건이 다르면 계약이 아직 성립하지 않았을 수 있습니다.

• 견적서가 곧 청약인지, 청약을 이끌어내기 위한 안내인지는 일률적으로 정해져 있지 않습니다. 내용이 얼마나 확정적인지, 그 조건대로 계약에 묶일 의사가 있었는지에 따라 달라집니다.
• 발주서를 보냈다고 계약이 바로 성립하는 것도 아닙니다. 민법 제534조는 조건을 붙이거나 내용을 바꿔 승낙하면 원래 청약을 거절하고 새로 청약한 것으로 본다고 정합니다. 수량이나 납기를 조금 바꿔 보냈다면 상대가 다시 승낙해야 합니다.
• 다만 예외가 있습니다. 상법 제53조는 상인이 상시 거래관계에 있는 상대방으로부터 그 영업부류에 속한 계약의 청약을 받은 경우, 지체 없이 낙부를 통지하지 않으면 승낙한 것으로 본다고 정합니다. 조건이 모두 맞을 때만 적용되므로, 처음 거래하는 상대방의 발주서에는 해당하지 않습니다.

세금계산서·계산서 — 일반적으로 과세면 세금계산서, 면세면 계산서

세법 문서는 일반적으로 거래가 과세인지 면세인지로 갈립니다. 거래 유형과 공급자에 따라 예외가 있을 수 있으므로, 개별 거래는 국세청 안내나 세무대리인에게 확인하세요.

• 세금계산서: 부가가치세법 제32조 제1항은 사업자가 재화·용역을 공급하면 세금계산서를 발급하도록 하면서, 부가가치세가 면제되는 공급은 제외한다고 명시합니다.
• 계산서: 면세 거래에는 일반적으로 세금계산서 대신 계산서를 발급합니다. 근거 법이 다릅니다 — 부가가치세법이 아니라 소득세법 제163조(개인)와 법인세법 제121조(법인)입니다. 이 점이 두 문서를 헷갈리게 만드는 주된 이유입니다.
• 발급 시기: 원칙은 공급시기입니다(부가가치세법 제34조 제1항). 다만 같은 조 제3항은 일정한 경우 공급일이 속하는 달의 다음 달 10일까지 발급할 수 있도록 합니다.

거래명세서 — 대체가 아니라 병존

핵심 질문은 이것입니다. "거래명세서를 줬으면 세금계산서는 안 줘도 되나요?"

일반 거래명세서는 세법상 적격증빙 열거에는 포함되지 않습니다. 다만 품목·수량·단가 등 거래 내용을 확인하는 보조자료로 활용될 수 있으며, 구체적인 증명력은 다른 자료와 거래 사실에 따라 달라집니다.

• 이 글에서 다루는 일반 상거래용 거래명세서는 확인한 세법상 적격증빙의 열거에 포함되지 않으며, 통일된 법정 양식을 전제로 하지 않습니다.
• 거래명세서는 품목·수량·단가 등 세부 거래 내용을 기록하는 데 사용될 수 있습니다.
• 두 문서는 필요에 따라 함께 사용될 수 있습니다.

영수증 — 대금을 주고받았다는 확인

일반 영수증은 대금을 주고받았다는 사실을 확인하기 위해 사용하는 문서입니다. 다만 문서 제목이 '영수증'이라는 이유만으로 세법상 적격증빙이 되는 것은 아니며, 카드매출전표·현금영수증 등은 별도의 요건을 따릅니다.

정리

• 네 문서는 제안(견적서) → 주문(발주서) → 인도(거래명세서) → 대금(영수증) 순서에서 각자 자리가 있다
• 견적서·발주서는 세법상 적격증빙으로 열거된 문서가 아니라, 거래 조건·주문 의사를 기록하는 문서 — 문서 이름이 아니라 내용으로 청약·승낙이 갈린다
• 조건을 바꾼 승낙은 새 청약(민법 제534조) — 발주서를 보냈다고 계약이 바로 성립하지는 않는다
• 세법 문서는 일반적으로 과세면 세금계산서, 면세면 계산서이고 근거 법이 서로 다르다
• 거래명세서를 작성했다는 이유만으로 세금계산서 발급 의무를 갈음할 수 없다 — 확인한 적격증빙 열거에 없고, 세부 거래 내용을 기록하는 데 쓰인다

자주 묻는 질문